الموضوع: تقرير موجز عن سير عمل قلم التوثيق
بمحكمة غيل باوزير الابتدائية
في يوم الأحد الموافق 29/12/1426هـ الموافق 30/1/2006م تم النزول من قبل مديرة مكتب التوثيق بمحكمتكم الموقرة لتفقد سير العمل والتفتيش عن السجلات لدى قلم التوثيق بمحكمة غيل باوزير الابتدائية حسب الخطة المعدة مسبقاً.
حيث تم الاطلاع على سجلات الزواج من يناير 2005م وحتى يونيو 2005م وعلى سجلات قيد التصرفات من يناير 2005م إلى يونيو 2005م بتاريخ 13/1/1426هـ بتاريخ 18 جماد الأول سنة 1426هـ ومن تاريخ 25/5/1426هـ وحتى 29/11/1426هـ وسجلات قيد التصرفات من يناير 2005م بتاريخ 13/1/1426هـ وحتى يونيو 2005م بتاريخ 21جماد الأول 1426هـ وكذا اطلعنا على سجلات الوكالات من يناير 2005م وحتى ديسمبر 2005م بتاريخ 8/11/1426هـ والتوقيع من قبلنا على جميع السجلات.
وأثناء نزولنا كان عدد الموظفين بمكتب قلم التوثيق أربعة موظفين هم:
1) فائزة أحمد عبيدي رئيس القلم
2) علي سعيد بن همام المختص بسجلات الزواج والطلاق
3) عبده سعيد عبدالرحمن كاتب التنازلات التصرفات الأخرى.
4) عبدالله بن سلوم كاتب الوكالات.
ومن خلال نزولنا إلى قلم التوثيق لاحظنا:
أ- أن العمل بقلم التوثيق بمحكمة غيل باوزير منظم ومرتب بشكل جيد في كل السجلات إلا أننا لاحظنا أن بعض الأمناء يحملون أختام بدون تصريح لهم من قبل الوزارة. وطرحنا عليهم بسحبها ما لم يحملوا ترخيص من قبل الوزارة وإرسال لهم مذكرة بذلك.
ب- أن التسجيل لديهم يسجل بتاريخ التصديق على الوثيقة وليس بتاريخ توثيقها وتم توجيههم بأن تؤرخ الوثائق بتاريخ توثيقها في سجل التوثيق.
ت- عدم وجود صور من البطاقات أو جوازات السفر أو صورة من الوكالات السابقة والتي تشير في الوكالة بموجبها لأن العهدة جعلوها على الأمين والأمين لا يوجد لديه شيء من ذلك ولم يقوم قلم التوثيق بالتفتيش على الأمين حسب القانون. وأرشدناهم بذلك ونفذ منه وضع صور لكل محرر أشار في الوكالة الجديد أو التصرفات.
ث- تنظم العمل لديهم أفضل من السابق.
ج- عدم تنفيذ النزولات على الأمناء من قبلهم.
ح- إزاحة الأكشاك من أمام المحكمة بعد وضع الملاحظة عليهم بعدم وجود أي كشك للأمناء أمام المحكمة حيث يعمل كل أمين في منطقة اختصاصه.
الصعوبات:
1. عدم توفير الكادر الوظيفي الكافي لتنظيم العمل.
2. عدم توفير الإمكانيات لقلم التوثيق. لكي يتسنى لهم النزول لتفقد عمل الأمناء.
3. عدم وجود السجلات الكافية مما جعل أعمال تدوين الوثائق يتراكم بدون تسجيل.
المقترحات:
1) توفير الكادر الكافي.
2) توفير الإمكانيات للتفتيش على عمل الأمناء والنزول عليهم وتفقد عملهم.
3) توفير أشلاف للمراجعة وحفظ حقوق الناس من الضياع.
4) نقترح منكم الجلوس مع جميع رؤساء المحاكم الابتدائية لصرف علاوة لرؤساء أقلام التوثيق بموجب التعميم الوزاري لهم 5% من مخصصات المحاكم وبعد تنفيذ ذلك لن يبقى لدى رؤساء الأقلام أي عذر.
هذا ونرجو أن نكون قد وفقنا.
إعداد
العبيدة عبود العليي
مديرة مكتب التوثيق
بمحكمة استئناف م/ حضرموت
التوزيع مع التحية للاخوة:
الوكيل المساعد لشؤون التوثيق والتسجيل.
مدير عام التوثيق والتسجيل.