تقرير موجز عن التوثيق بمحكمة الشحر4
الموضوع: تقرير موجز عن سير عمل قلم التوثيق
بمحكمة الشحر الابتدائية
في يوم الاثنين الموافق 30/12/1426هـ الموافق 1/2/2006م تم النزول من قبل مديرة مكتب التوثيق بمحكمتكم الموقرة لتفقد سير العمل والتفتيش عن السجلات لدى قلم التوثيق بمحكمة الشحر الابتدائية حسب الخطة المعدة مسبقاً.
و كان عدد الموظفين بمكتب قلم التوثيق أربعة موظفين هم:
1) فردوس سالم حمدون موثقة.
2) سالم علي برعود مكلف رئيس قلم التوثيق.
3) سعيد مبروك النساري كاتب قيد.
4) جمال علي العماري كاتب قيد.
5) عبيد محمد باعويضان كاتب أرشيف التوثيق.
حيث تم الاطلاع على سجلات الوكالات من 6 محرم 1426هـ الموافق 15/2/2005م وحتى 20/2/1426هـ الموافق 30/3/2005م ومن 18 شعبان 1426هـ الموفق 12/9/2005م كذا اطلعنا على سجلات قيد التصرفات من 1 محرم 1426هـ وحتى 25/4/1426هـ سجل قيد التصرف الموجود في إطار المحكمة أما من يونيو وما بعده لم نشاهده سألنا قلم التوثيق عن السجلات الناقصة أجاب بأنها في بيت أحد الكتبة ليقوم بتسجيلها حسب توجيهات رئيس المحكمة. نظراً لعدم وجود كتبة كافين.
ثم تم الاطلاع على سجلات الطلاق بتاريخ 28/3/1426هـ الموافق
27/4/2005م إلى تاريخ 22/5/1426هـ الموافق 29/6/2005م. وكذلك تم الاطلاع على سجلات الطلاق من 25/5/1426هـ الموافق 2/7/2005م إلى تاريخ21/8/2005م الموافق 25/9/2005م هذا الموجود لديهم وسجلات الزواج مع بقية سجلات التصرفات خارج المحكمة حسب الأسباب المذكورة.
أ- وعند النزول إلى المحكمة تم التفتيش على السجلات المذكورة أعلاه وتنظيمها فاتضح لنا من خلال ذلك أن عملهم منظم ومنسق على أكمل وجه ما عدا خروج السجلات خارج إطار المحكمة وفي اعتقادنا أن هذا الفعل خاطئ كذلك طرح عليهم إرسال نماذج الفهارس المطلوبة من قبل الوزارة نهاية 1426هـ في نهاية الأيام القادمة وأبدوا استعدادهم. عدم نزلهم على الأمناء.
الصعوبات:
1. عدم توفير الكادر الوظيفي الكافي لتنظيم العمل والقيد في السجلات.
2. عدم وجود سجلات مما جعل العمل يتراكم ويصعب على الكتبة الموجودين تسليمها.
3. عدم توفير الإمكانيات لقلم التوثيق. لكي يتسنى لهم النزول على الأمناء لتفقد أعمالهم.
المقترحات:
1) توفير الكادر الكافي.
2) صرف عدد كافٍ من السجلات لتسيير عملهم اليومي.
3) توفير الإمكانيات لتفقد عمل الأمناء والنزول إليهم وتنظيم عملهم.
4) صرف علاوة لرئيس قلم التوثيق بموجب التعميم الوزاري
5% من مخصص المحكمة.
هذا ونرجو أن نكون قد وفقنا.
إعداد
العبيدة عبود العليي
مديرة مكتب التوثيق
بمحكمة استئناف م/ حضرموت
التوزيع مع التحية للاخوة:
الوكيل المساعد لشؤون التوثيق والتسجيل.
مدير عام التوثيق والتسجيل.